Education Jeunesse : RÉFÉRENT ACCUEIL ET ASSISTANCE A LA DIRECTION (H/F)

Poste disponible 18/02/2025
Grade : Cadre d’emplois des adjoints administratifs

Votre Mission :

Définition : L’agent est chargé à titre principal d’assurer l’interface entre les services éducation et les usagers. En lien avec les collègues du pôle, Il a pour mission :

• L’accueil physique et téléphonique pour le service
• La bonne information des usagers sur les activités et prestations relevant du périmètre d’activités du service éducation
• L’assistance administrative à la direction et aux responsables de secteur (jeunesse, personnel des écoles, animation, réussite éducative et centre social)
• Référent(e) et garant(e) pour le service de la certification Qualiville
• Polyvalence sur le pôle Accueil et inscriptions (scolaires, animation, restauration)

Activités principales :

1. Accueil

• Physique et téléphonique : aux heures d’ouverture du service, accueil et orientation des usagers, réponse aux demandes d’information et traitement autonome des questions courantes
• Gestion de l’outil numérique (Espace Citoyens Premium – Arpège ; Outlook) et suivi des demandes en ligne
• Supports d’information des usagers : interface du service avec le service Communication, suivi des documents disponibles à l’accueil, affichages, mise à jour des informations du site Internet

2. Secrétariat

• Référent(e) Qualiville – Certification Afnor
• Gestion du courrier du service (arrivées, départs, échanges internes et parapheurs)
• Gestion des équipements, fournitures administratives et informatiques du service (interface avec le service Achats et le service Informatique)
• Gestion de l’utilisation des véhicules du service (référent pour le service Parc Auto)
• Gestion des locaux administratifs du service (réservations de la salle de réunion, contacts avec le service Bâtiments)
• Gestion des Archives du service

3. Assistance administrative à la direction et aux responsables de secteur

• Gestion des agendas de la direction
• Suivi des réunions d’équipe, invitations, comptes-rendus, etc…
• Rédaction de courriers internes et externes
• Rédaction et suivi des délibérations et décisions
• Suivi et gestion des conventions de stages en lien avec les ressources humaines

4. Polyvalence sur le pôle Accueil et inscriptions (scolaire, animation, restauration) en lien avec les agents du pôle

• Gestion des dossiers administratifs – Scolaire, restauration, animation
• Suivi des demandes des usagers : inscription, annulation, réclamation
• Commande des repas et goûters
• Mise à jour des effectifs et transmissions aux équipes sur les écoles
• Encaissement des usagers et recensement quotidien de la régie du jour

Votre Profil :

• Bonne connaissance du milieu de l’enfance et des collectivités territoriales, maîtrise de l’outil informatique (bureautique Office et Arpège – Concerto).
• Qualités professionnelles : bonnes capacités rédactionnelles, rigueur, fiabilité, sens de l’organisation, sens du service public.
• Savoir-être : bon relationnel, discrétion, esprit d’équipe, disponibilité.

Condition de recrutement :

• Poste à pourvoir à temps complet. Le poste a un régime de travail de 39h hebdomadaires avec 28 jours de congés annuels et 20 jours de RTT pour un temps complet. Les congés sont à prendre prioritairement pendant les vacances scolaires, en lien avec les agents du pôle administratif.
• Rémunération statutaire + Régime indemnitaire + Prime de fin d’année + Complément indemnitaire annuel + Participation financière à la santé et la prévoyance + Comité des Œuvres Sociales + possibilité de stationnement