Port de plaisance : CHARGE D’ACCUEIL, SECRETARIAT ET COMPTABILITE H/F

Prise de poste : Dès que possible
Grade : Cadre d’emplois des adjoints administratifs

Votre Mission :

Définition : Sous l’autorité du responsable du Port de Plaisance, l’agent assure le secrétariat et l’assistance dans la gestion administrative des dossiers. Il est également en charge du logiciel de la gestion des places et de la comptabilité.

Activités principales :

• Accueil physique et téléphonique
• Orientation des usagers, réponse aux demandes d’information et traitement des questions courantes (tenue d’un cahier des messages)
• Elaboration, en lien avec le service Communication, de supports d’information aux usagers : affichages, mise à jour des informations du site Internet et autres supports d’information
• Gestion de l’agenda du directeur de service et du courrier du service (arrivée, départs, mails, échanges internes, parapheurs, …)
• Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique (saisie de tous types de courriers, classement et archivage)
• Gestion des équipements, fournitures administratives et informatiques du service (interface avec le service Achats et le service Informatique)
• Suppléance en termes de régie, encaissements
• Remplacement ou renforcement des autres postes administratifs selon demande du responsable de service
• Participer aux réunions de l’Association des Ports du Léman et en assurer le secrétariat
• Elaboration et suivi des titres de recettes annuels en lien avec les délégations de service public ou occupations du domaine public
• Gestion des contrats annuels et de passages sur le logiciel
• Gestion de la régie de recettes : mise en œuvre des procédures comptables, des encaissements, dégagements, contrôle des comptes, versements auprès du Trésor Public, interface avec le comptable communal et le service des Finances
• Formation et encadrement des agents saisonniers (consignes de sécurité, suivi et assistance)
• Dans le cadre de la polyvalence du poste, l’agent doit pouvoir assurer la gestion et la mise à jour des demandes d’emplacement, notamment en l’absence de la personne en charge de cette mission

Votre Profil :

Connaissances et savoir-faire :

• Expérience dans une fonction de secrétariat correspondant à un poste à responsabilité ou de secrétariat de direction
• Maîtrise confirmée des outils informatiques (Pack Office) et de messagerie
• Aptitudes rédactionnelles : autonomie dans la rédaction de courriers et excellente maîtrise de l’orthographe et de la syntaxe
• Connaissance de l’environnement institutionnel, des collectivités territoriales et de la fonction publique territoriale
• Bonne connaissance des règles juridiques d’élaboration des actes administratifs (délibérations, arrêtés …)
• Aptitude au travail transversal
• Capacité à prioriser les informations
• Excellentes aptitudes relationnelles
• Sens aigu de l’organisation et de la méthode, efficacité et autonomie

Savoir-être :

• Respect strict des obligations de discrétion et de confidentialité
• Respect du devoir de réserve
• Très grande disponibilité
• Grande capacité d’adaptation
• Esprit d’initiative
• Rigueur et assiduité
• Réactivité et dynamisme
• Sens de l’organisation
• Capacité à gérer les situations de stress
• Sens du contact et du service public

Condition de recrutement :

• Régime de travail : 39 heures hebdomadaires réparties ainsi : 37H30 du lundi au vendredi + 1 samedi sur 2 (13h30 – 16h30).
• Rémunération statutaire + Régime indemnitaire + Prime de fin d’année + Complément indemnitaire annuel + Participation financière à la santé et la prévoyance + Comité des Œuvres Sociales + possibilité de stationnement.
• Les candidatures (lettre de motivation, CV détaillé) sont à adresser via le site de la Ville www.ville-thonon.fr