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L’obligation de convoquer les copropriétaires à une assemblée générale varie en fonction de la taille de la copropriété et du nombre de copropriétaires.

Il faut ainsi distinguer entre :

• Les immeubles qui sont composés de plus de 5 lots

• Les petites copropriétés, c’est-à-dire celles qui comportent au maximum 5 lots à usage de logements, de bureaux ou de commerce ou celles dont le budget prévisionnel moyen, sur une période de 3 ans, est inférieur à 15 000 €

• Les immeubles possédés par seulement 2 copropriétaires.

Il appartient au syndic de convoquer les copropriétaires à l’assemblée générale. Mais il existe des hypothèques dans lesquelles le président du conseil syndical et les copropriétaires peuvent également envoyer une convocation.

La convocation doit être envoyée à tous les copropriétaires.

Il est précisé que :

• En cas d’indivision ou de démembrement du droit de propriété (cas de l’usufruit et de la nue-propriété), la convocation est adressée au mandataire commun désigné

• En cas de lots appartenant à des époux communs en bien, ils doivent tous les 2 être convoqués

• En cas de SCI, la convocation est adressée au gérant de la société.

Le moment varie selon la nature de l’assemblée générale.

Le délai de convocation à l’assemblée générale va varier en fonction de l’urgence des décisions à prendre.

La convocation doit être adressée à chaque copropriétaire au moins 21 jours calendaires avant la date de l’assemblée générale, sauf si le règlement de copropriété a prévu un délai plus long.

Ce délai a pour point de départ :

• Le lendemain du jour de la première présentation de la lettre recommandée

• Le lendemain de l’envoi au destinataire, par le prestataire certifié (par exemple AR24, service de La poste), du courrier électronique annonçant la lettre recommandée électronique

• La date de l’émargement du copropriétaire en cas de remise en main propre de la convocation.

En pratique, la convocation doit ainsi être envoyée au moins 1 mois avant la tenue de la réunion afin de respecter le délai légal.

En cas d’urgence, le délai peut être inférieur à 21 jours. C’est notamment le cas lorsque l’assemblée générale doit prendre une décision immédiate liée à la conservation matérielle de l’immeuble (par exemple, pose d’étais en cas d’effondrement partiel du bâtiment).

La convocation doit être notifiée aux copropriétaires par l’un des moyens suivants :

• Lettre recommandée avec avis de réception

• Lettre recommandée électronique

• Remise contre récépissé ou émargement.

Les copropriétaires doivent informer le syndic de leur changement de domicile.

Ils doivent lui communiquer l’adresse postale de leur nouveau domicile et leur adresse mail par :

• Lettre recommandée avec avis de réception

• Ou lettre recommandée électronique s’ils ont donné leur accord pour recevoir des notifications et des mises en demeure par voie électronique.

La convocation doit contenir :

• L’information sur le lieu, la date et l’heure de la réunion

• L’ordre du jour précisant chacune des questions soumises au vote des copropriétaires. Chaque question doit être rédigée dans des termes clairs et fait l’objet d’un vote séparé.

• Le mode de consultation des justificatifs de charges de copropriété avant la tenue de l’assemblée générale

• Lieu, date et heures de consultation des pièces justificatives de charges. Entre la convocation de l’assemblée générale et la tenue de celle-ci, le syndic doit mettre à disposition de chaque copropriétaire les documents justifiants les dépenses annuelles du syndicat des copropriétaires (par exemple, factures, contrats de fourniture et d’exploitation) et une note expliquant le calcul des charges de chauffage, de refroidissement et de production d’eau chaude sanitaire collectifs. Cette mise à disposition doit durer au minimum 1 jour ouvré.

• Les  documents  nécessaires pour la validité d’une décision (par exemple état financier du syndicat des copropriétaires ou projet de budget prévisionnel ou contrat de syndic) ou pour l’information des copropriétaires.

• Le formulaire de vote par correspondance. Un modèle de ce formulaire est disponible :

Vote par correspondance d’un copropriétaire

Les devis doivent-ils être joints à la convocation d’un assemblée générale de copropriété ?

Les devis doivent obligatoirement être joints à la convocation.

La présentation de plusieurs devis est obligatoire si le syndicat des copropriétaires a voté un seuil à partir duquel il doit y avoir une mise en concurrence des entreprises. Cette décision peut fixer le nombre minimum de devis à présenter. En l’absence de précision, 2 devis sont suffisants.

En l’absence de mise en concurrence obligatoire, un seul devis peut être joint à la convocation.

L’ordre du jour est établi par le syndic avec le conseil syndical. Toutefois, la réglementation ne mentionne pas de sanction si la concertation n’a pas lieu.

L’ordre du jour contient l’ensemble des questions qui seront discutées et votées au cours de l’assemblée générale.

Rappel

Chaque question doit être rédigée de façon précise, en évitant une formulation vague ou équivoque, et ne peut avoir qu’un seul objet (par exemple le vote du montant du budget prévisionnel).

Chaque question doit mentionner la majorité à laquelle elle sera votée.

Tout copropriétaire ou le conseil syndical peut demander au syndic de faire figurer une ou plusieurs questions à l’ordre du jour de la prochaine assemblée générale. Cette notification peut être faite à tout moment.

La demande doit être formulée par courrier recommandé avec avis de réception. Il est possible de s’aider d’un modèle pour rédiger son courrier :

Demander l’inscription de questions complémentaires à l’ordre du jour de l’assemblée des copropriétaires

Un projet de résolution doit obligatoirement être joint à l’envoi lorsque la question porte, notamment, sur :

• Les conditions de versement des provisions du budget prévisionnel

• Les honoraires complémentaires du syndic en cas de travaux

• Une décision qui doit être votée à la  majorité simple, absolue ou à la double majorité 

• L’amélioration de l’immeuble, telle que la transformation d’un ou de plusieurs éléments d’équipement existants, l’ajout d’éléments nouveaux, l’aménagement ou la création de locaux à usage commun

• La surélévation ou la construction de bâtiments aux fins de créer de nouveaux locaux à usage privatif

• L’autorisation du syndic à agir en justice.

La demande doit également être accompagnée d’un document précisant la localisation et le détail des travaux lorsqu’il s’agit de travaux d’accessibilité ou affectant les parties communes ou l’aspect extérieur de l’immeuble.

Si un copropriétaire n’a pas été convoqué il peut :

• Demander en justice l’annulation de l’assemblée générale dans les 2 mois de la notification du procès-verbal de l’assemblée

• Engager la responsabilité du syndic si le défaut de convocation lui a causé un préjudice.

Ces deux démarches nécessitent l’accompagnement d’un avocat.

En plus de l’absence de convocation, l’irrégularité de la convocation en assemblée générale concerne de nombreux cas, notamment :

• Non-respect du délai de convocation

• Absence de mentions obligatoires sur la convocation (date, lieu, heure)

• Convocation par une personne qui n’a pas le droit de convoquer

• Absence de communication d’un document obligatoire pour la validité d’une décision (devis, contrat, état financier, projet de budget prévisionnel, etc.) ou pour l’information des copropriétaires

• Impossibilité d’exercer son droit de consultation des pièces justificatives des charges en amont de l’assemblée générale.

Dans ces hypothèses, il est possible de demander en justice l’annulation de l’assemblée générale ou d’une ou plusieurs décisions.

Cette demande est adressée au tribunal judiciaire du lieu de situation de l’immeuble. Cette démarche nécessite l’accompagnement obligatoire d’un avocat.